Viktig systemuppdatering!
Den 30 november släpptes en viktig systemuppdatering som tar bort kravet på e-postadress på kunder vid bokning. Alla som bokar tid använder inte alltid en e-postadress och nu tar vi bort det kravet helt och hållet och låter dig som är administratör styra detta på bokningssidan.
I och med detta går det nu fortare att boka tid för dig som administratör eftersom du inte behöver ta reda på kundens e-postadress.
E-postadress är inte längre ett krav på kunder när du som administratör bokar tider i kontrollpanelen. Till exempel räcker det med att bara ange ett förnamn för att en bokning ska godkännas och skapa upp en kundprofil.
Bakgrunden till detta är att en bokning alltid tillhör en kundprofil och hämtar alla sina kunduppgifter från den. Om du nu ändrar uppgifter på en kund så uppdateras kunduppgifterna på alla kundens bokningar.
Anledningen till att alla bokningar nu hämtar kunduppgifterna från de kopplade kundprofilerna är på grund av en del missförstånd som uppstått.
Tidigare sparades kunduppgifter på två ställen: i en bokning och på en kundprofil. Ändrade man till exempel efternamn på en kundprofil så ändrades inte efternamnet på bokningarna, och tvärtom.
Exempel - Boka tid med ny kundprofil
- Du är administratör och ska boka in en kund på en kurs.
- Kunden har ringt in istället för att boka på webben.
- Du öppnar kalendern som vanligt och väljer att boka en tid
- Nu kan du välja antingen en befintlig kundprofil eller att skapa en ny kundprofil
- Kunden säger att hen inte har bokat en kurs hos dig tidigare och har därför ingen kundprofil.
- Du väljer då att skapa en ny kundprofil
- I detta fallet behöver du bara kundens för- och efternamn så du fyller i uppgifterna och sparar.
- OBS! Tidigare behövde du alltid fylla i en e-postadress men det är nu valfritt.
- Bokningen ser bra ut så du bekräftar den
- Eftersom du inte har fyllt i någon e-postadress får kunden ingen bokningsbekräftelse.
- Du ger kunden bokningsnumret över telefon och tackar för bokningen.
Exempel - Boka tid med befintlig kundprofil
- Du är administratör och ska boka in en kund på en kurs.
- Kunden har ringt in istället för att boka på webben.
- Du öppnar kalendern som vanligt och väljer att boka en tid.
- Nu kan du välja antingen en befintlig kundprofil eller att skapa en ny kundprofil.
- Kunden säger att hen bokat kurser hos dig tidigare och uppger sitt namn.
- Du söker på namnet och hittar hens kundnummer och e-postadress.
- Du märker att telefonnummer saknas på kundprofilen och frågar om du får spara ner det, vilket är hen säger är OK.
- Kunden vill ha en bokningbekräftelse och därför väljer du att skicka en bekräftelse när bokningen bekräftas.
- Bokningen ser bra ut så du bekräftar den.
- OBS! Kundprofilen uppdateras nu med det nya telefonnumret.
- OBS! Alla bokningar som kunden gjort tidigare uppdateras nu med det nya telefonnumret.
Exempel - Kund bokar själv på bokningssidan
- En kund vill boka tid och går in på din bokningssida.
- Kunden fyller i sitt förnamn, efternamn.
- På bokningssidan har du valt att alltid kräva e-postadress av dina kunder.
- Kunden måste därför ange sin e-postadress för att komma vidare.
- Kunden bekräftar bokningen.
- Bokningssystemet upptäcker att det redan finns en kundprofil med samma e-postadress och kopplar den befintliga kundprofilen till bokningen.
- Kunden uppgav ett annat efternamn och därför uppdateras kundprofilen och bokningen med det nya efternamnet
- En bokningsbekräftelse skickas till kundens e-postadress
- I bokningsbekräftelsen står alla kunduppgifter med, även det nya efternamnet
- Kunden öppnar en gammal bokningsbekräftelse för att jämföra sina kunduppgifter och märker då att efternamnet är bytt även på den gamla bokningen.
Du kan nu även styra om e-postadress ska vara ett krav på dina kunder när de själva bokar tider på bokningssidan. Detta görs på sidan Kunder > Formulär för kunduppgifter
För er som använder Mina Sidor
Kunder som saknar e-postadress och behöver komma åt Mina sidor kan fortfarande använda sitt kundnummer istället för e-postadress för att logga in.